Assistante de Direction assemblées (CDD 3 mois) (F/H)

La Métropole de Saint-Étienne et ses 405 000 habitants, répartis sur 53 communes, pilote le développement d'un des territoires les plus dynamiques d'Auvergne-Rhône-Alpes. Située à 45 minutes de Lyon, dotée d’une gare TGV, elle dispose d'un cadre de vie agréable et d'une offre de logements et de loisirs de haute qualité. Elle concentre un pôle économique dynamique (31 000 entreprises, 3 filières d’excellence), un campus universitaire en fort développement (28 500 étudiants, 15 grandes écoles), et des acteurs locaux engagés auprès du secteur économique. Avec les reconnaissances UNESCO « Ville inclusive et durable » et « Ville créative Design », Saint-Étienne est en outre très engagée pour la qualité de vie de ses habitants : bien-être social, développement durable et valeurs de la République sont les piliers du plan de mandat.  La direction des Assemblées mutualisée (Saint-Étienne Métropole et Ville de Saint-Étienne), recherche pour son service Assemblées un gestionnaire assemblée en CDD pour 3 mois afin d'assurer le suivi et la diffusion des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés) de la collectivité.

Au sein du Service des Assemblées et sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service, vous aurez notamment en charge les missions suivantes : 

• - Assurer l’accueil téléphonique et physique de la direction ; renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent
• - Organiser et anticiper l’agenda du Directeur/de la direction, prendre des rendez-vous et organiser des réunions dans le cadre du suivi de son agenda
• - Assurer le montage et le suivi des dossiers du Directeur et du directeur adjoint
• - Prendre en charge l’organisation administrative et bureautique, classer et archiver les dossiers du Directeur et coordonner ceux de la direction
• - Rédiger des courriers, courriels, notes internes, comptes-rendus, élaboration de diaporamas… et mettre à jour les documents propres à la direction : planning, organigramme, tableaux de bord...
• - Assurer le suivi des décisions et des arrêtés sur le logiciel métier
• - Elaborer et renseigner des tableaux de bord.
• - Assurer la télétransmission des actes au contrôle de légalité.
• - Effectuer la préparation matérielle des instances : envois des dossiers, logistique des séances,
• - Participer ponctuellement aux instances

• - Qualités rédactionnelles indispensables
• - Pratique administrative confirmée
• - Sens de l'organisation, rigueur, autonomie
• - Confidentialité
• - Sens du travail en équipe, qualités relationnelles
• - Disponibilité et dynamisme