Assistant de direction MAMC (F/H)

Le Musée d’art moderne et contemporain de Saint-Étienne Métropole (MAMC+) est au cœur d’un territoire d’innovation et de culture : la Métropole de Saint-Etienne, 1ère ville française « ville créative UNESCO de design ». Sa collection exceptionnelle est une des plus importantes collections d’art moderne et contemporain des musées français. Le Musée conduit une politique d’expositions particulièrement dynamique. Il accueille un public varié, d’environ 60 000 visiteurs par an, à qui est proposée une offre riche de médiation et de programmation culturelles. Engagé dans des partenariats à l’échelle locale, nationale et internationale, le Musée est un atout fort pour l’attractivité culturelle du territoire. Il est également un équipement culturel de proximité, en lien avec les acteurs culturels, scientifiques, sociaux, touristiques et économiques. Enfin, le MAMC+ est missionné sur deux projets d’envergure à l’avenir : la création de la Galerie nationale de design et les perspectives du MAMC+ incluant un projet de centre d’étude et de conservation des collections. La direction des affaires culturelles recherche pour le MAMC+, un assistant de direction F/H qui sera chargé d'assister le responsable du département scientifique pour la réalisation de ses missions et celles des services Collections, Expositions-publications, Bibliothèque et Valorisation du design (Galerie nationale du design). Vous assurez la gestion administrative et le suivi des procédures de son domaine d'activité. Vous recueilliez et traitez les informations nécessaires à l'exercice de sa mission. Vous traitez et suivez les dossiers administratifs dans le respect des dispositions législatives et réglementaires.

Activités principales : 

- Traiter des dossiers administratifs, 

- Réaliser des travaux bureautiques (notes, courriers, comptes-rendus et autres documents) et saisir sur des logiciels de gestion,

- Gérer l'information, le classement et l'archivage des documents,

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de son périmètre d'activité.

Les autres activités :

- Gérer tous les aspects des missions du responsable et des équipes ainsi que de la venue et l’accueil des intervenants externes,

- Gérer des demandes de droits auprès des artistes-auteurs, des sociétés de gestion de droits, ayants-droits ou des administrateurs de droits, liés aux projets et activités des expositions, collections et à leur diffusion,

- Organiser et anticiper l’agenda du responsable du département,

- Assurer le suivi budgétaire du département auprès du responsable et des services, faire le lien avec le secrétariat général,

- Consulter des prestataires et fournisseurs, préparer et suivre des commandes dans le cadre et les procédures applicables dans la collectivité,

- Anticiper et suivre les échéances, rendus et transmission d’éléments attendus, collecter et transmettre les données et documents au secrétariat général, contribuer à des rapports, enquêtes, bilans, etc.,

- Collecter les éléments pour la rédaction de conventions et contrats d’artistes/d’auteurs ou autres intervenants en lien avec le secrétariat général, préparer des décisions sur l’outil de gestion des actes administratifs, assurer un suivi avec les services et partenaires,

- Collecter les éléments pour les demandes de subventions, et divers documents, et effectuer un suivi en lien avec le secrétariat général,

- Participer au collectif de travail des assistants, coopérer, suppléer, venir en soutien, 

- Suppléer l’assistante de direction pour assurer la continuité des missions auprès et pour la directrice,

- Apporter un soutien à l’équipe inventaire et au récolement des œuvres de la collection,

- Sur sollicitation, apporter une aide à l’organisation d’évènements, tâches de préparation, accueil des invités et prestataires, notamment en soutien au responsable RP & mécénat et à l’assistant du département des publics,

- Contribuer dans son domaine à la mise en œuvre de la démarche de RSO du Musée, adapter et faire évoluer les pratiques (sobriété, achats responsables…).

- Qualifications et expérience dans le domaine de l’assistanat de direction.

- Réactivité, disponibilité. 

- Excellent sens relationnel et diplomatie.

- Capacité à travailler en équipe et en autonomie.

- Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Powerpoint...).

- Grande capacité rédactionnelle : syntaxe, grammaire, orthographe. 

- Connaissance de l’environnement territorial public. 

- Intérêt pour la culture, l’art et le musée.

- La pratique de l’anglais serait un plus.

Des événements peuvent avoir lieu en soirée, week-ends.

Recrutement dans le cadre d’une vacance de poste par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle.