Assistant du service Gestion Locative (F/H)

Au service de la métropole stéphanoise (408 4000 habitants) et de sa ville centre (175 000 habitants-30 000 étudiants), les deux portant une dynamique de revitalisation territoriale et de grands projets ambitieux, la Direction Immobilier, Construction, Aménagement et Foncier a en charge le pilotage des grandes opérations d’aménagement, des grands projets d’équipement publics, la stratégie et l'action foncière, la stratégie immobilière et la gestion locative. Son équipe de près de 50 collaborateurs, organisée en quatre services, intervient pour le compte des Directions supports des deux collectivités (Economie, Sports, Culture, Design, Education, Cohésion Sociale ...).

Le Service Gestion Locative est constituée de huit personnes, dont six gestionnaires de patrimoine. Il a en charge la gestion du patrimoine locatif de la Ville de Saint-Etienne et de Saint-Etienne Métropole. Celui-ci est réparti en secteurs géographiques entre les gestionnaires. Chaque gestionnaire est responsable de plusieurs secteurs géographiques bien définis, avec des missions notamment administratives, financières identiques : rédactions de contrats, liens avec occupants, suivi des copropriétés avec notamment la participation aux assemblées générales, facturation, gestion des litiges,....

Rattaché au Responsable du Service Gestion Locative, vous serez notamment chargé de :

- Organiser et coordonner les réunions internes et externes (planification, rédaction des ordres du jour, préparation et diffusion des documents, logistique, rédaction des comptes rendus), en lien avec les assistantes des élus et les autres directions,

- Assurer l’appui au fonctionnement du service en mettant en place, en suivant et en partageant les outils de gestion communs (tableaux de congés, planning de matériel…),

- Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs (accueil physique et téléphonique) et assurer la transmission des messages,

- Réceptionner, analyser, prioriser et suivre les demandes (courrier, mails, téléphone), en apportant une réponse adaptée en lien avec l’équipe et la responsable de service,

- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers, tableaux) et assurer la prise de notes et la rédaction de comptes rendus de réunions,

- Assurer le rôle de correspondant Assemblée pour le service : suivi du circuit de signature des conventions, mise en place et actualisation de tableaux de bord (décisions, délibérations), classement et archivage des documents (numérisation et intégration dans le logiciel métier DOTELEC),

- Assurer le classement des documents liés aux conventions via une numérisation et une insertion des actes dans le logiciel métier GIMA.

- Expérience professionnelle souhaitée dans un poste similaire en collectivité territoriale ou en établissement public, ou société publique,

- Maitrise des outils et logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Agendas partagés),

- Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément,

- Qualités rédactionnelles et sens de la synthèse,

- Rigueur, réactivité,

- Discrétion, qualités relationnelles.