Assistant de direction (F/H)
Adjoints administratifs territ.
Recrutement dans le cadre d’une vacance de poste par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle.
Rattaché(e) à la directrice des relations internationales, vous serez chargé(e) de :
Secrétariat:
- assister la directrice pour l’organisation de réunions et divers événements : gestion agenda, suivi des ordres du jour, réservation de salle, réservation de véhicule ou de transport, rédaction de compte-rendu, mise en forme de documents (note, bilans, document de présentation, programme de délégations…),
- gérer le courrier : rédiger et suivre les courriers attribués à la Direction (logiciel ELISE).
Exécution du budget :
- tenir à jour l’outil de suivi du budget interne à la Direction,
- établir les bons de commande en lien avec le support finance,
- suivre la facturation,
- assurer la fonction de Régisseur pour la Régie d’avance « Voyage d’étude à l’étranger ».
Accueil et déplacement :
- assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction,
- gérer la logistique d’accueil de délégations étrangères et des déplacements d’élus : réservation des transports, hôtel, restaurant,
Outils d’organisation et de suivi de l’activité de la direction :
- gérer les outils de gestion commun à la direction (planning de l’équipe, calendrier des actions de la direction),
- gérer les outils tableau de bord de suivi de l’activité…,
- gérer l’archivage des documents de la Direction en lien avec le service des archives.
- Sens de l’organisation
- Sens du service public
- Qualités rédactionnelles
- Connaissances et expérience en gestion administrative
- Technique de communication
- Connaissances des règles de comptabilité publique et expérience en suivi budgétaire
- La pratique de l’anglais serait un plus